Isto posto, vamos então desenhar um modelo de fluxo de trabalho do departamento financeiro/cobrança que consiga dar essas e muitas outras respostas.
Para responder essas questões, é preciso ter em mente que enviar boletos para os clientes é diferente de receber os honorários pelos serviços prestados.
1- Estruturar a rotina de cobrança de maneira eficiente
Com período determinado para começar e terminar. Nada de fazer a cobrança no decorrer do mês perto das datas de vencimento do cliente. Toda a cobrança deve ser gerada e enviada de uma vez mesmo que seus vencimentos sejam em datas diferentes.
2- Monitorar o recebimento da cobrança
Com um sistema apropriado é possível monitorar quem teve acesso ao boleto ou não. Então sabendo exatamente o número de clientes que não acessaram a cobrança perto do vencimento, é possível entrar em contato com o cliente questionando se ele está com alguma dificuldade para acessar a cobrança e se for o caso fornecer outro boleto para o cliente, mas se estiver tudo certo, pelo menos o cliente estará ciente do vencimento da cobrança.
3- Fazer a conciliação diariamente
Se sua cobrança for feita através de boleto, a grande maioria da sua conciliação poderá ser feita de maneira automática, mesmo assim deve-se fazer a baixa manual dos recebimentos feitos por outros meios, exemplo: depósito em conta, transferência bancária ou em dinheiro.
4- Ter uma regra de inadimplência
Com quanto tempo de débito o cliente deve ser considerado inadimplente, quais são as restrições por essa condição e que o cliente esteja ciente.
5- Enviar cartas de cobrança
Conhecendo todos os débitos em aberto do cliente inadimplente, o envio de uma carta cobrança se faz necessário, demonstrando tudo que está em aberto e contendo uma proposta de negociação. Dependendo do seu sistema isso pode ser feito para todos os clientes inadimplentes de uma vez só de maneira automática todos os meses.
6- Considerar o cancelamento
Entendendo que o cliente não irá conseguir quitar os débitos, talvez seja melhor cancelar o contrato e protestar esse cliente, desta maneira evitar prejuízos com taxas bancárias, com impostos pelas notas emitidas e talvez receber pelo serviço prestado.
Desta maneira o fluxo de trabalho fica mais eficiente, e se sua empresa tiver um sistema capaz de automatizar as partes fundamentais desse processo,
tudo isso é feito de maneira transparente e você terá todas as respostas das perguntas feitas acima e muitas outras. O Neo Fatura é um sistema financeiro da Neo Solutions que pode ajudar sua empresa a ser mais eficiente, não só com o envio dos boletos, mas também na gestão dos recebimentos, com relatórios, emissão de notas fiscais e muito mais. Solicite uma demonstração. Não conhece o Neo Fatura?
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