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Por que automatizar sua cobrança? 07/01/2016

Para aumentar a produtividade
e reduzir custos é óbvio!


Mas que tal entender realmente como isso vai acontecer no seu dia a dia?

Para isso, vamos exemplificar o processo de cobrança mais comum nas empresas contábeis.

Como o fluxo de prestação de serviço é bastante previsível depois que o cliente já está estabelecido, na maioria dos casos o valor a ser cobrado pelos honorários não sofre alterações.

Então todos os meses existe um rotina de cobrança que se repete exatamente como no mês anterior, e dependendo do número de clientes este processo demanda mais de um colaborador gastando um grande tempo com algo que poderia ser automatizado.




Tudo começa com o faturamento onde todos os serviços prestados aos clientes são listados e descritos em faturas com valores, uma a uma essas faturas são transformadas em arquivos pdf ou impressas.

Depois de posse desses valores chega o momento de gerar os boletos para cada cliente, então novamente um por um os boletos são gerados no internet banking da empresa e esses boletos são transformados em pdf ou impressos.

Se o envio for digital o colaborador deve criar um novo email para um cliente, digitar o assunto do email, uma saudação ao cliente, informar que este email é referente aos serviços prestados pela empresa contábil, e sua cobrança, encontrar o arquivo pdf da fatura, o arquivo pdf do boleto, anexá-los ao email, e enviar, depois repetir este processo para cada cliente.

Se for enviado pelo correio, aí que é um sofrimento mesmo, pega a fatura junta com o boleto, coloca no envelope, cola o envelope, imprimi as etiquetas com o endereço dos clientes, cola no envelope.

Como este processo é repetido por várias e várias vezes todos os meses, sempre existe o risco de uma falha humana, enviar os documentos de um cliente para outro, enviar duas vezes para o mesmo cliente, e acabar não enviando nada para outro cliente e assim por diante.

Neste exato momento você deve estar pensando na quantidade de clientes que você possui e quantas vezes isso já deve ter acontecido. Se não aconteceu nenhuma vez, que bom! Mas mesmo assim é um trabalho demorado, repetitivo que ocupam pessoas qualificadas com tarefas que poderiam ser feitas de maneira muito mais eficiente.

Tudo que é repetitivo é passível de automação, e sendo automatizado pode liberar o colaborador para tarefas que necessitam maior atenção, como por exemplo, negociar com clientes inadimplentes para que as receitas retornem para a empresa.

Em alguns casos colaboradores podem até ser realocados para outra função, pois o processo fica muito mais ágil e recursos da empresa são poupados.




Imagine como esse processo pode ficar eficiente com a automação certa:

Iniciando com uma parametrização que ocorre apenas uma vez, onde são inseridos os dados da empresa contábil, as informações bancárias e alimentação do sistema com todos os dados dos clientes, depois relacionando serviços e valores a cada um deles, com apenas um clique o sistema já seria capaz de enviar por email a cobrança para todos os clientes.

Caso a cobrança seja impressa, é bom usar como exemplo as grandes companhias das nossas contas de consumo, a fatura e o boleto são na mesma folha para que não haja a possibilidade das informações serem trocadas e também economiza muito.

Se ao longo do mês o cliente solicitou um serviço extra, basta lançar essa informação no sistema que na data da cobrança tudo estará pronto e será feito com muito mais agilidade e eficiência.






Estes são motivos bastante contundentes para considerar a automatização no seu processo de cobrança.




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por Neo Solutions