O Net Contábil possui recursos para envio automático de e-mails, como lembretes de vencimento, avisos de disponibilidade de arquivos, recuperação de senha e outras comunicações importantes com os clientes do escritório.
Para realizar esses envios, o sistema oferece duas possibilidades:
1. Utilizar a própria conta de e-mail do escritório
A opção mais recomendada é configurar no Net Contábil uma conta de e-mail pertencente ao próprio escritório, informando os dados do servidor SMTP, usuário e senha. Dessa forma, as mensagens são enviadas utilizando o domínio da própria empresa, fortalecendo a identidade da marca e transmitindo mais credibilidade aos destinatários. Exemplo:
Muitos escritórios utilizam contas profissionais dos serviços Microsoft 365, Google Workspace ou outros provedores especializados, que oferecem maior capacidade de envio e melhor reputação, caso sua empresa não tenha os serviços especificados acima, será utilizada a opção descrita abaixo.
2. Utilizar o serviço de SMTP disponibilizado pela Neo Solutions
Sabemos que nem todos os clientes possuem uma estrutura própria para envio de emails transacionais. Por esse motivo, a Neo Solutions disponibiliza, como cortesia, um serviço de envio utilizando o domínio:
@lembretes.neosolutions.com.br
Esse serviço existe para evitar que o escritório fique sem enviar suas comunicações importantes quando não possui outra alternativa disponível.
No entanto, por se tratar de um serviço compartilhado, é necessário seguir regras de segurança e boas práticas exigidas pelos provedores de e-mail.
Por que alguns e-mails deixam de ser enviados?
Os grandes provedores de e-mail, como Hotmail, Outlook, Gmail, Yahoo e outros, monitoram constantemente a qualidade dos envios recebidos.
Quando um destinatário apresenta falhas repetidas, os provedores entendem que insistir nesses envios pode prejudicar a reputação do servidor responsável pelo disparo.
Por isso, endereços que acumulam erros sucessivos são automaticamente bloqueados pelo sistema.
Essa medida protege todos os clientes que utilizam o serviço, evitando que o domínio de envio seja classificado como remetente de spam.
O que é um "bounce"?
"Bounces" são retornos automáticos enviados pelo servidor do destinatário informando que a mensagem não pôde ser entregue.
Alguns exemplos comuns são:
5.1.1 – O endereço da caixa de e-mails especificada não existe Significa que o e-mail cadastrado não é mais válido.
Exemplo:
O ideal é atualizar imediatamente o endereço informado pelo cliente.
5.7.1 – Entrega não autorizada / mensagem recusada
Pode ocorrer quando:
Nesses casos, pode ser necessário solicitar ao destinatário que:
Outros erros temporários
Alguns retornos indicam apenas indisponibilidade momentânea do servidor de destino, como:
Nessas situações, o sistema tenta realizar novas entregas automaticamente.
Por que o bloqueio é necessário?
O bloqueio de endereços com falhas recorrentes não é uma decisão da Neo Solutions, mas uma prática adotada mundialmente pelos serviços profissionais de envio de emails.
Insistir em enviar mensagens para destinatários inválidos ou que rejeitam os envios pode causar:
Para preservar a qualidade do serviço, o Net Contábil impede novos envios para endereços que apresentaram múltiplos retornos consecutivos.
Como acompanhar esses casos?
O sistema disponibiliza relatórios de acompanhamento dos bounces, informando:
A importância da higiene da base de contatos
Assim como é necessário manter atualizados telefones, endereços e demais informações cadastrais, os e-mails dos clientes também precisam passar por revisões periódicas. Uma base de contatos saudável garante:
Por isso, eventualmente pode ser necessário entrar em contato com o próprio cliente para confirmar ou atualizar o endereço eletrônico informado.
O que fazer quando um e-mail é bloqueado?
O bloqueio realizado pelo sistema não é necessariamente definitivo.
Quando um endereço apresenta falhas repetidas, ele é temporariamente impedido de receber novos envios para preservar a reputação do serviço e evitar que os provedores classifiquem as mensagens como spam.
No entanto, o Net Contábil disponibiliza, no próprio relatório de bounces, a opção "Liberar este e-mail".
Essa funcionalidade deve ser utilizada quando o responsável pelo escritório identificar que a causa do problema já foi corrigida, por exemplo:
Após a liberação, o sistema permitirá novos envios para aquele destinatário.
Caso o problema persista e novos retornos sejam recebidos, o endereço poderá ser bloqueado novamente até que a situação seja regularizada.
Dessa forma, o escritório mantém total autonomia para administrar sua base de contatos, decidindo quando um destinatário está apto a voltar a receber as mensagens automáticas do sistema.
Os lembretes são um auxílio, mas não substituem o acesso ao portal
Os envios automáticos de e-mails têm como objetivo facilitar a rotina dos clientes do escritório, funcionando como lembretes e reforçando a comunicação sobre documentos disponíveis e vencimentos próximos.
No entanto, é importante destacar que o funcionamento do Net Contábil é independente do recebimento dessas mensagens.
Os impostos, boletos, guias e demais documentos permanecem disponíveis no portal do cliente, podendo ser acessados a qualquer momento mediante usuário e senha.
Dessa forma, o não recebimento eventual de um e-mail não impede o acesso às informações e não altera os prazos originalmente estabelecidos para pagamento das obrigações.
Por esse motivo, a Neo Solutions recomenda que o escritório oriente seus clientes, por meio do Manual do Cliente entregue durante a implantação do serviço, de que é responsabilidade do usuário acessar periodicamente o portal e verificar a existência de documentos pendentes, especialmente antes dos vencimentos dos impostos e demais compromissos financeiros.
Essa prática contribui para reduzir transtornos decorrentes de alterações de endereço eletrônico, falhas temporárias dos provedores, mensagens direcionadas para a pasta de spam ou qualquer outro fator externo que possa impedir a entrega dos lembretes.
Comunicação complementar por WhatsApp
Além dos envios por e-mail, a Neo Solutions também oferece a possibilidade de envio de mensagens automáticas por WhatsApp, ampliando os canais de comunicação entre o escritório e seus clientes.
Esse serviço é opcional e pode ser contratado separadamente, conforme a necessidade de cada escritório.
Caso tenha interesse em conhecer essa solução ou esclarecer dúvidas sobre seu funcionamento, entre em contato com nosso time comercial, que poderá apresentar as modalidades disponíveis e orientar sobre a contratação.
Nosso compromisso
A Neo Solutions trabalha continuamente para oferecer ferramentas seguras e eficientes para automatizar a comunicação do escritório contábil.
Quando houver necessidade de atualização cadastral ou liberação de destinatários, nossa equipe estará à disposição para orientar os procedimentos necessários.
Nosso objetivo é garantir que suas mensagens cheguem ao destino com a maior confiabilidade possível, preservando a reputação dos envios e a continuidade da comunicação com seus clientes.