Neo Solutions - Soluções para gestão do escritório contábil

sistemas para gestão da empresa contábil


Gestão Contábil

Gestão Contábil e
Sistemas de Informação

Perguntem a um contador quais são as ferramentas necessárias para que uma empresa contábil possa fazer um bom trabalho e prosperar, 99% deles irão responder que você precisa de bons sistemas de informação que integrem contabilidade, escrita fiscal e folha de pagamento e eles não estarão errados, porém não estarão 100% certos, estas ferramentas irão garantir que a parte operacional do escritório funcione muito bem, mas quando chega o momento de cuidar da própria casa, voltam às planilhas, emails, cadernos de protocolo e boletos enviados um por um todos os meses nos internet bankings.

Os contadores cuidam de muitas partes importantes das empresas de seus clientes, e por esse motivo qualquer tarefa de gestão interna lhe parece óbvia e simplória de maneira que não pareçam demandar muita atenção. Hoje em dia não se manda mais impostos pelo portador, o email resolve. Este é o pensamento mais comum, a tecnologia é acessível, de custo zero, ainda economiza papel e impressora.

Agora vamos analisar essa prática mais a fundo, antigamente quando os impostos eram entregues via portador; O caderninho de protocolo garante que o contador fez o seu trabalho em tempo hábil para que o seu cliente pudesse pagar seus tributos, caso o cliente atrasasse o pagamento e acusasse o escritório de não ter entregado o imposto, bastava folhear algumas vezes o caderno de protocolo e com um pouquinho de trabalho provar que o imposto foi entregue, o cliente ficaria bravo, mas teria que admitir que o erro foi dele e iria pedir para que você recalculasse o imposto e repetir todo o ciclo novamente.

Com o email tudo fica mais rápido e mais barato, porém o cliente pode falar que não recebeu, você vai dizer que enviou, os dois podem estar certos, porém alguém pode ter ficado sem internet ou o email ter caído na caixa de spam e depois de muita discussão ter que fazer todo o processo novamente. Este é um problema típico, que só vai se apresentar quando este tipo de prática estiver em funcionamento, ou seja, no meio do incêndio você irá perceber que isso é um problema de gestão.

Controlar o livro caixa em planilhas de computador é uma prática tão comum que é quase um padrão, mas quando o escritório começa a crescer, será necessária a visualização de relatórios que essas planilhas não vão conseguir dar conta.

Faturar uma carteira de clientes nos sistemas web dos bancos, uma prática que é bastante desgastante, pois todos os meses o escritório tem que informar a situação de cada um deles, alteração, inclusão ou exclusão, para que o banco possa gerar sua cobrança e lá se vai mais um funcionário dedicando tempo para uma tarefa que poderia ser automatizada.

Estes são alguns exemplos de tarefas corriqueiras dos escritórios que poderiam ser geridas de maneira sistematizada, economizando recursos e tempo, criando uma estrutura mais enxuta e organizada, mas o grande problema que o gestor do escritório na maioria das vezes é o próprio contador que tem toda a atenção voltada para fazer o que ele faz de melhor ser o contador dos clientes e não consegue perceber que o seu escritório tem problemas de gestão. Muitos, depois de cansarem de ter esses tipos de problemas, irão procurar as soluções, mas nem se quer sabem como procurar. Enquanto os escritórios de contabilidade não derem a devida importância para uma gestão eficiente será difícil se livrar do estigma burocrático.

Já é tempo de colocar mais um item na resposta da pergunta que fizemos lá em cima: - Bons sistemas de informação que integrem contabilidade, escrita fiscal, folha de pagamento e gestão voltada para escritórios de contabilidade.