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Faturamento com emissão de NFS-e e cobrança de todos os clientes em menos de 24 horas

Se o processo de faturamento e cobrança de todos os clientes da sua contabilidade demora mais de 24h, sua empresa contábil está perdendo dinheiro.
homeblogFinanceiroFaturamento com emissão de NFS-e e cobrança de todos os clientes em menos de 24 horas cobrança com fatura, boleto, NFS-e

A gestão de recursos de uma empresa define sua eficiência.

Se seus colaboradores passam muito tempo em rotinas que já foram mapeadas e sistematizadas para maior eficiência em processos automáticos, fazer de outra maneira é ir contra a produtividade.

É preciso mudar o modo de operar do departamento de cobrança e se adaptar.

Por que sua empresa está perdendo dinheiro?

No processo de cobrança e faturamento os recursos humanos devem ser empregados em funções onde exijam capacidade de negociação, onde a autonomia do colaborador consegue identificar o que é melhor para empresa.

Ou seja, mais tempo desse colaborador deveria ser dedicado para recuperação títulos atrasados e dos inadimplentes.

Se esse colaborador perde uma semana num processo faturamento e cobrança que com a ferramenta certa ele demoraria menos de 24h, quando ele irá cuidar de casos delicados, como atrasados e inadimplentes?

Provavelmente não sobra tempo para isso! E esses casos que teriam solução se tratados de forma preventiva, acabam tendo atenção quando já estão no seu limite com pouca margem para recuperação.

Trabalho exaustivo no computador Foto de Andrea Piacquadio no Pexels

Como é possível fazer o que na maioria dos casos pode demorar uma semana inteira em apenas 24 horas?

Com processos muito bem definidos, a ferramenta certa e um colaborador do departamento de cobrança treinado.

Simples Assim!

Tenho certeza que muitas perguntas estão passando na sua cabeça neste exato momento, então para exemplificar detalhadamente vou representá-las e respondê-las passo a passo abaixo:

  1. 1- Como vou faturar tão rápido todos os meus clientes, se cada um tem suas particularidades?

    Sua empresa presta serviços para os clientes, com cobrança recorrente de valores e regras de reajustes definidas e celebradas por um contrato. Certo?
    Essas regras estão devidamente parametrizadas no sistema, de maneira que quando chega a data de fazer o faturamento, com poucos cliques todas as faturas são geradas automaticamente, mesmo que os valores sejam diferentes para cada contrato e mesmo que existam lançamentos de serviços extras.

  2. 2- Como os serviços extras podem ser gerados automaticamente se eles ocorrem durante qualquer momento dentro do mês?

    Os colaboradores que fazem os serviços extras, lançam os mesmos no sistema dentro do prazo vigente estipulado pela empresa.

    Desta maneira quando o colaborador do departamento de cobrança iniciar o processo de faturamento, os serviços extras do mês vigente de todos os clientes já estarão lançados.

  3. 3- O processo de faturamento também envolve a emissão das NFS-e, como isso é feito tão rápido?

    Com os dados do faturamento, o sistemas se conecta automaticamente com o sistema de emissão de NFS-e da prefeitura emitindo as notas para todos os clientes configurados para emissão.

    Assim todas as notas já estarão emitidas sem que nenhum colaborador precise entrar no site da prefeitura.

  4. 4- E os boletos registrados, o sistema gera automaticamente também?

    Sim. E esse é o único motivo pelo qual todo o processo não é ainda mais rápido.

    O sistema gera o arquivo remessa que é enviado ao banco com todos os boletos que devem ser criados e registrados.

    Porém o banco só disponibiliza esses boletos através do arquivo retorno no primeiro horário do dia seguinte.

    Como arquivo retorno de volta no sistema a cobrança já está pronta para ser enviada para o Cliente.

  5. 5- Então se o banco só disponibiliza o arquivo retorno no dia seguinte como o processo todo é feito em menos de 24 horas?

    Simples, acompanhe o exemplo, se o colaborador iniciou todo o processo de faturamento e cobrança às 14 horas da segunda-feira enviando arquivo remessa para o banco às 16 horas e quando ele voltar para o trabalho às 09 horas da manhã do dia seguinte e com o arquivo retorno do banco já no sistema, basta ele disponibilizar a cobrança na nuvem para o cliente.

    Ou seja, digamos que esse processo finalize às 10 horas da manhã, o processo todo foi executado das 14 horas até as 10 horas da manhã do dia seguinte, somando um total de 20 horas.

    Contudo, o colaborador não precisou ficar essas 20 horas presos no processo, pois quando terminou o expediente dele, ele foi para a casa e retornou no dia seguinte. Supondo que o colaborador terminasse o expediente às 18 horas, tempo total do colaborador dedicado ao processo de faturamento e cobrança foi de 6 horas.

  6. 6- Agora com as faturas e boletos gerados e notas fiscais emitidas na prefeitura, como a cobrança é de fato disponibilizada para o cliente?

    Com tudo isso organizado automaticamente no sistema, disponibilizar a cobrança na nuvem de todos os clientes de uma vez, demora apenas alguns segundos.

    Cobrança disponibilizada na nuvem em pfd único com fatura boleto e nfs-e Após isto o cliente já será capaz de entrar no seu ambiente de nuvem e fazer o download de um arquivo pdf único contendo:

    1- Fatura com a descrição dos serviços prestados;
    2- Boleto para pagamento;
    3- NFS-e.

    Tudo isso sem que o colaborador precise salvar pdfs de boletos faturas e notas fiscais de cada cliente, pois o sistema combina todos os dados de faturamento do mês vigente, com o boleto do seu banco e a NFS-e em um arquivo único para todos os clientes de uma vez.


    Gerando uma experiência muito parecida com a fatura do cartão de crédito em que os gastos e o boleto estão juntos, só que nesse caso, seu cliente recebe junto a NFS-e também.

    E continuando neste mesmo exemplo de experiência, a fatura também possui o logo da empresa no topo do documento e com marca d’água, transmitindo muito mais profissionalismo e mostrando que sua empresa também cuida do branding.

  7. 7- Como o cliente fica sabendo que a cobrança já está disponível para download?

    No momento em que a cobrança já está disponível na nuvem, o sistema começa a enviar notificações para os emails de todos os clientes com o link para download da cobrança.

    E mesmo que ele não faça o download do PDF único com fatura, boleto e NFS-e, quando o cliente entrar no internet banking dele essa cobrança estará lá pendente através do DDA.

Infográfico de como é feito o fluxo de cobrança de honorários

O que minha empresa contábil ganha fazendo o processo desta maneira?

Sem mencionar o aperfeiçoamento e aumento na eficiência dos processos básicos de gestão da sua cobrança, sua empresa contábil libera o recurso humano tão caro, para desempenhar tarefas mais delicadas, como mencionadas anteriormente sobre cobrar clientes atrasados (coisa que a ferramenta certa também consegue ajudar e muito) e recuperar inadimplentes.

Baixa automática do contas a receber

Mas não é só isso, pois o sistema também é integrado contendo o Financeiro, com contas a pagar e a receber.

Então uma vez que o cliente paga o boleto, basta pegar diariamente o arquivo retorno no seu banco, importar dentro do sistema que todos os boletos pagos terão a baixa automática no contas a receber.

Sem a necessidade de ficar conferindo título por título.

O aumento da produtividade da sua empresa vai muito além de gerar e disponibilizar a cobrança.

Com a ferramenta certa sua empresa também tem aumento de eficiência ao fazer a gestão dela no financeiro, organizar os contratos, reajustar honorários de maneira igualmente eficaz e enviar cartas de cobrança personalizadas em lote.

Eliminação de erros humanos.

Com todos os processos sistematizados mencionados aqui as possibilidades de erros humanos diminuem drasticamente, porque o colaborador não tem um desgaste mental de repetir uma grande quantidade de tarefas, cliente por cliente, pois as tarefas repetitivas foram automatizadas.

E qual é a ferramenta certa?

Se sua empresa contábil demora mais de 24 horas para fazer todo o processo de faturamento e cobrança com emissão de NFS-e, podemos afirmar que a ferramenta certa, o sistema que irá transformar os departamentos financeiros, faturamento e cobrança da sua empresa contábil é o Neo Fatura.

Trabalho Remoto (home office)

O Neo Fatura permite que o colaborador trabalhe remotamente.

Importação de dados dos maiores sistemas de escrita fiscal do mercado.

Para maior comodidade no momento de implantação o Neo Fatura importa o seu cadastro de clientes dos maiores sistemas de Escrita Fiscal do mercado, desta maneira você continua administrando o cadastro de clientes no seu sistema preferido que o Neo Fatura importa.

Emissão de NFS-e para mais de 500 cidades

O Neo Fatura é capaz de emitir Notas Fiscais de Serviço eletrônicas automaticamente para mais de 500 cidades do Brasil.

Flexibilidade com Boletos

O Neo Fatura emite boletos automaticamente através de qualquer banco do país.

Sua empresa pode emitir boletos através de contas correntes e bancos diferentes no mesmo processo de cobrança.

Sua empresa pode mudar o banco da emissão dos boletos facilmente sempre que precisar.

Permitindo negociar taxas mais baixas de boleto com os bancos.

Sem prazos e porcentagens para receber seus boletos

O Neo Fatura não é um gateway de pagamentos, por esse motivo os boletos são da sua conta bancária sem intermediários caindo diretamente na conta sem que haja prazos ou cobrança de porcentagens para resgate do dinheiro.
As únicas taxas são as que a sua empresa negocia com o seu banco preferido em relação ao registro e manutenção desses boletos.

Sem limites de usuários ou clientes

O Neo Fatura pode ser usado sem limites de colaboradores usuários ou de clientes cadastrados.

BPO Financeiro

Oportunindade de novos negócios, pois com o tempo economizado é possível oferecer a prestação de serviços de tercerização do contas a pagar da empresa do seu cliente.

Clientes prestadores de Serviços

O Neo Fatura não atende apenas empresas contábeis é um sistema financeiro de faturamento e cobrança para empresas prestadoras de serviços. Portanto seus clientes dessa categoria também podem contratar o Neo Fatura.

Demonstração

Solicite uma demonstração sem compromisso preenchendo o formulário abaixo









Saiba Mais

O que é arquivo remessa?

Neste caso em relação aos boletos, é um documento gerado por um sistema de acordo com regras do banco, ele contém instruções para que o banco registre muitos boletos de uma vez sem que seja necessário fazer isso manualmente um a um.

O que é arquivo retorno?

O arquivo retorno é um documento que o banco disponibiliza para ser importado em um sistema, com a finalidade de se fazer a conciliação automática dos boletos pagos pelo sistema sem que haja a necessidade de se fazer isso manualmente um a um.

O que é DDA?

DDA é uma sigla para Débito Direto Autorizado. Quando um boleto registrado é emitido, automaticamente esse boleto aparece no internetbanking do pagador, que decide autorizar seu pagamento ou não. Desta maneira o fluxo do pagamento é não necessita do boleto físico sendo muito mais ágil.

O que é NFS-e?

NFS-e é um documento digital referente a prestações de serviços equivalente à uma nota fiscal física, gerenciada por prefeituras ou entidades conveniadas à Receita Federal do Brasil.

O que é a Nuvem neste contexto de faturamento e cobrança?

Pode ser chamado de nuvem um ambiente online que armazena documentos digitais. Neste caso a empresa disponibiliza um ambiente exclusivo para cada cliente onde o cliente pode acessar sua cobrança com fatura, boleto e NFS-e.

O que é um gateWay de pagamentos?

É um serviço oferecido por operadoras financeiras para empresas que queiram cobrar a venda de produtos e serviços online. As operadoras oferecem várias maneiras de cobrar pela prestação desses serviços, as mais comuns são, uma porcentagem sobre a transação ou uma carência para poder obter o valor da venda.

O que baixa é automática do contas a receber?

Geralmente a baixa automática no contas a receber se dá através do arquivo retorno do banco importado no seu software financeiro, definindo como pagos todos os títulos recebidos pelo banco, sem que haja a necessidade de se fazer isso manualmente um a um.

O que é um boleto registrado?

Em um boleto registrado o banco armazena todas as informações referente a esse boleto para que as outras entidades bancárias consigam confrontar essas informações como, valor, data de vencimento, cedente, pagador, código entre outras, promovendo assim segurança no combate à fraudes e mais recentemente outras facilidades como DDA.



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Faturamento com emissão de NFS-e e cobrança de todos os clientes em menos de 24 horas

Se o processo de faturamento e cobrança de todos os clientes da sua contabilidade demora mais de 24h, sua empresa contábil está perdendo dinheiro.