Como montar uma empresa contábil na nuvem?

Saiba o que sua empresa contábil precisa para estar em um ambiente em nuvem e quais são as vantagens deste tipo de estrutura, sendo que home office é apenas uma delas.
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Contextualização

Algumas estruturas empresariais podem se beneficiar bastante da computação em nuvem e as empresas contábeis são do tipo perfeito para migrar para esse formato.

O contato mais comum do universo contábil com a computação em nuvem é o acesso de arquivos em serviços de armazenamento, onde grandes empresas oferecem espaço e interface para a manipulação desses arquivos.

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Contudo a computação em nuvem é muito mais do que um grande HD que você pode acessar de qualquer lugar, mas as empresas não contábeis não vislumbravam o quadro todo por causa do custo muito alto.

Atualmente, o fator custo já não é mais impeditivo por conta da popularização do HAAS (Hardware as a Service), como por exemplo os serviços do Google Cloud e da Amazon AWS, o que torna o momento muito propício para uma migração. E dependendo do planejamento, se tudo for colocado na ponta do lápis, é possível que exista redução do custo e com certeza aumento na performance.

Níveis de nuvem

Existem vários níveis para sua empresa operar em nuvem, desde o mais básico e já conhecido armazenamento de arquivos e podendo chegar até o ponto em que sua empresa não necessite mais de um espaço físico fixo, pois todos poderão trabalhar remotamente de qualquer lugar.

Para poder chegar ao ponto de escolher se quer manter um escritório fixo normal, reduzir a estrutura fixa com um ambiente híbrido ou até mesmo sem estrutura física fixa, é preciso entender que existe mudança de paradigma.

Novos conceitos de trabalho deverão ser absorvidos. E os profissionais de TI terão um grande papel na nova estrutura da empresa.

Estrutura

Os pilares da estrutura em nuvem para uma empresa contábil são:
Data Center, Sistemas e Telefonia.

Data Center

Sua empresa pode ter uma estrutura particular, o que é muito caro ou optar pela opção HAAS, com servidores escaláveis possibilitando pagar pela demanda, sem a necessidade de preocupação com a obsolescência dos hardwares. A própria Netflix se utiliza dessa opção nos servidores da Amazon.

Como sua empresa irá operar fora da empresa, o fornecedor estrutura HAAS deve ser o mais confiável possível, aqui não há margem de erro.

Sua empresa contábil também precisará de profissionais de TI competentes para configurar e manter o ambiente rodando, existindo a possibilidade de terceirização deste setor, mesmo assim, este tópico deve ser muito bem estruturado pois a vida da empresa depende desta estrutura, ela é a nuvem em si.

A TI ficará responsável pela por garantir que todos os sistemas que a empresa necessita rodem no ambiente planejado, garantia o acesso aos colaboradores, segurança da informação, backup e controle de carga.

Sistemas

Numa estrutura convencional, é necessária uma miríade de sistemas para uma empresa contábil funcionar, no ambiente em nuvem os mesmos sistemas continuarão cumprindo sua função, haverá uma parte rodando no servidor na nuvem, outra parte rodando na estação local (máquina do colaborador) e sistemas web (que rodam através de navegadores).

Boa parte desses sistemas irão gerar demandas entre si, então a estrutura de rede deverá permitir que eles se comuniquem quando necessário, possivelmente através de VPN (Virtual Private Network).

Neste momento a interação entre o departamento de TI e o suporte das empresas fornecedoras de sistemas deverão estar em perfeita sintonia, caso contrário será praticamente impossível fazer com que o fluxo do trabalho aconteça satisfatoriamente.

Quando a TI tem um suporte adequado da empresa fornecedora de sistemas, não haverá instabilidade e não haverá perda de dados, mas ainda existem casos onde esses problemas podem acontecer e isso não é uma exclusividade do ambiente em nuvem.

Existirão particularidades que deverão ser ajustadas, mas será completamente possível utilizar os mesmos sistemas que sua empresa utiliza atualmente num ambiente em nuvem.

Telefonia

A telefonia irá conectar tudo! E aqui não há espaço para internet instável. Uma conexão de internet veloz, estável e segura é fundamental. Grandes quantidades de dados irão trafegar para operar uma empresa contábil eficiente.

Se a empresa operar em uma sede física onde todos os colaboradores se desloquem até ela fica mais fácil de gerenciar. Porém um dos grandes benefícios de possuir um ambiente em nuvem é poder trabalhar de qualquer lugar a qualquer momento.

Para tirar proveito desse benefício, cada colaborador que precisar acessar a nuvem remotamente, deverá possuir uma estrutura mínima para operar, incluindo acesso seguro à internet, estação de trabalho com acesso permitido à nuvem e em alguns casos comunicação por voz.

O que nos leva à próxima estrutura que a empresa deve contemplar. VOIP (Voice Over IP).

Quando uma empresa trabalha em nuvem, o caminho natural da comunicação por voz é a telefonia VOIP, não somente pela economia financeira, como também pela facilidade de se criar ramais virtuais em qualquer lugar com acesso a internet, dispensando o telefone fixo tradicional.

Esse é outro motivo para que a internet de quem trabalhe remotamente seja de qualidade.

Sede fixa, Híbrida ou Home Office

Quando uma empresa contábil possui uma estrutura de nuvem realmente boa e eficiente, fatalmente uma questão óbvia será levantada: Qual é a real necessidade da estrutura física da empresa (salas, móveis, desktops, telefones, refeitório, máquina de café, etc).

Esse questionamento não significa que a empresa colocará todo mundo em Home Office, mas que alguns aspectos podem ser repensados, já que é possível trabalhar de qualquer lugar e à qualquer hora.

Talvez alguns fatores justifiquem a sede fixa, visitas frequentes de clientes para reuniões, reuniões entre colaboradores, necessidade de contato próximo entre gerentes e funcionários, por algum motivo o armazenamento de documentos físicos seja necessário, falta de adaptação dos colaboradores no novo modelo de trabalho, etc.

empresa contábil comum

O Modelo híbrido pode ser uma solução quando a estrutura em nuvem abre possibilidades.

Um escritório menor porém funcional pode permitir que os colaboradores façam rodízio, por exemplo, trabalhando 3 dias na empresa e 2 dias de casa ou coworkings com o mesmo equipamento, ou alguns trabalhadores operem de casa e os indispensáveis no ambiente físico se desloquem até o escritório.

Desta maneira é possível que uma estrutura enxuta seja mais eficiente, principalmente nos quesitos de manutenção.

E já existem casos de empresas que não possuem sede nenhuma, os colaboradores trabalham totalmente no sistema home office e coworkings suprindo totalmente a necessidade de questões físicas como salas de reunião, auditório, treinamentos, impressoras, etc.

De qualquer maneira as pessoas terão que se reeducar para dar conta de novas rotinas, mas pesquisas apontam que na maioria dos casos a transição é eficiente e às vezes com um incremento na produtividade.

Nuvem colocada à prova

A crise do COVID19 no início de 2020 obrigou que o conceito de nuvem fosse estabelecido definitivamente.

O trabalho remoto virou realidade para uma grande parte da humanidade do dia para a noite, onde as empresas tiveram que se desdobrar para poder conseguir o mínimo de estrutura para continuarem operando.

Contudo a situação crítica permitiu algumas condescendências que um cenário normal não admitiria, governos estenderam prazos, clientes e fornecedores praticaram a compreensividade, mas definitivamente colocou a computação em nuvem no centro das atenções.

Este assunto é motivo de atenção da Neo Solutions há bastante tempo, sendo motivo de artigo científico do sócio Bruno A. Brito, publicado pela USP em 2012. “Adoção da Computação em Nuvem em Micro e Pequenas empresas: Um Estudo sobre Escritórios Contábeis” (acesse o artigo https://docs.google.com/file/d/0B6RjWAPvd5xPelFVTEE0dmh2X0k/view).

Não podendo ser diferente a Neo Solutions há anos trabalha com ambientes em nuvem, por esse motivo não teve seu funcionamento prejudicado quando precisou trabalhar 100% Home Office na crise do COVID19.

Sempre pensando em proporcionar soluções diversificadas, nossos sistemas também podem operar em nuvem e estamos disponíveis para ajudar nossos clientes caso queiram optar trabalhar desta maneira.

Conclusão

A computação em nuvem revolucionou a forma como consumimos muitas coisas, mas nunca esteve tão factível de aplicação nas empresas contábeis como agora.

Assim como os sistemas de computadores revolucionaram a contabilidade até então feita em cadernos pautados e canetas, a computação em nuvem traz muitos desafios de adaptação, porém é inegável sua superioridade em relação ao modelo utilizado na maioria das empresas contábeis.

Contabilidade feita a mãos

Apontando a redução de custos, não se tem a real dimensão de quantas coisas passam a não ser mais preocupação de um gestor de empresa contábil.

Não haverá mais gastos com a compra de novos servidores de tempos em tempos, nem a manutenção para melhorar sua capacidade.

A estrutura física de uma empresa é colocada sob uma nova perspectiva. Possivelmente sendo reduzida drasticamente.

Uma nova forma de trabalhar, possibilitando aumento na produtividade.

Caso o colaborador não tenha que se deslocar diariamente até a empresa, o ganho na qualidade de vida é evidente.

O horário comercial não pauta mais a rotina da empresa, tornando-a mais dinâmica.

Colaboradores poderão ter cargas horárias diferentes, em horários diferentes.

A geografia não é mais um fator impeditivo para a contratação de mão de obra, em alguns casos a mão de obra qualificada pode estar em qualquer lugar do mundo.

Mas é preciso ter em mente que para se beneficiar de todas as possibilidades que este modelo permite, a mentalidade de gestores e colaboradores precisa se adaptar e talvez nem todos consigam.




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