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Por que o controle de tarefas contábeis é vital no home office?

Já era indispensável no ambiente dentro da empresa, agora é item de necessidade essencial para qualquer empresa contábil.
homeblogGestão ContábilPor que o controle de tarefas contábeis é vital no home office? Por que o controle de tarefas e obrigações contábeis é vital no home office?
"A transformação digital no universo contábil está acontecendo a toque de caixa por imposição da pandemia"

Cenário

Quem não se adequar poderá não sobreviver muito tempo, mesmo quando o isolamento social passar, pois o mercado estará completamente diferente e não retornará ao modelo pré-crise. Muitas mudanças serão definitivas.

O lado positivo é que o mercado está avançando em pontos que antes eram relutantes ou tidos como de segunda prioridade, agora estão procurando maior integração digital em todos os aspectos.

O papel está deixando de circular, as automações e robotizações estão sendo implementadas para integrar informações entre o cliente, contador e fisco de maneira mais eficiente.


Efeito Colateral

O problema é, que esse ritmo frenético está impondo tudo ao mesmo tempo sem muito espaço para transição de um regime para o outro.

É preciso continuar entregando as obrigações contábeis ao mesmo tempo em que todos se adaptam ao trabalho em home office, aos novos sistemas, às novas rotinas e metodologias.

Os colaboradores estão tendo que lidar com muitas novidades simultâneas e algumas delas não são ligadas ao trabalho, mas causam impacto direto.

Uma coisa é a pessoa responder alguns emails de casa, fazer algumas tarefas e ligações. Esse tipo de coisa de vez em quando se improvisa e tudo bem.

Outra coisa é a realidade de trabalhar diariamente em um local que não foi preparado para isso, com os filhos em casa o tempo todo, compartilhando a mesma internet, querendo atenção, sem entender como os pais podem estar presentes em casa o dia inteiro, porém não estão disponíveis.

Nunca houve a necessidade de se educar as crianças nesse sentido, e para ser honesto nem os adultos possuíam essa educação.

As possibilidades de distrações e interrupções são gigantescas, comparadas ao trabalho dentro da empresa.
Home office bagunçado

Cultura Empresarial

As empresas que ofereciam a possibilidade de home office para seus colaboradores antes da crise, o faziam com períodos de teste, intercalando dias de trabalho na empresa e em casa, até que o profissional e o ambiente home office estivesse completamente adaptados.

Com a chegada do vírus, o profissional estava trabalhando na empresa e de um dia para o outro teve que ter uma estação de trabalho em casa.

Nessa hora todos estão tentando se virar como podem, dando o melhor de si.

Porém não é uma situação que se sustente sem a estrutura necessária e principalmente sem controle. O colaborador poderá começar a se desgastar, cometer erros que não cometeria em outro ambiente.


Transformação

Cada colaborador terá suas particularidades para lidar, mas o trabalho deve ser feito de maneira ordenada. Mas como equalizar tudo isso e não deixar que os erros aconteçam?

Com processos e monitoramento das tarefas relacionadas!

Processos bem definidos demandam tarefas e cada tarefa deve ser monitorada para garantir o fluxo do trabalho na empresa contábil.

Essas perguntas podem ter causado uma certa pressão em quem ainda não se organizou ou em quem está se organizando sem um sistema específico para isso.

O fato é que por mais organizado que sua empresa seja, fazer isso sem a ferramenta certa não será eficiente, serão apenas mais tarefas a serem feitas no meio da produção do trabalho em si.


Solução

Um sistema de controle próprio para empresas contábeis, mostra tudo em tempo real, ajuda a detectar os problemas antes deles acontecerem, pois é possível saber o que foi e o que não foi feito.

Mostra o andamento da empresa em várias perspectivas, seja da perspectiva do colaborador, do cliente ou por tarefa e isso permite diagnosticar saúde e a eficiência da empresa contábil.

A ferramenta certa vai comportar todos os processos da empresa contábil, entender ao máximo as tarefas e automatizar tudo que for possível, identificar e dar baixa automática em tarefas executadas com base em recibos como:

Em alguns casos como a Consulta da situação fiscal no ecac para gerar os diagnósticos fiscal e previdenciário do cliente, o sistema não somente dá a baixa na tarefa como faz a tarefa automaticamente, entrando no ecac, baixando os relatórios e concluindo a tarefa automaticamente se a situação do cliente estiver ok, caso contrário informa a situação fiscal deixando que o colaborador decida como resolver a tarefa.

Atualmente os gestores dos departamentos da empresa contábil e seus colaboradores não estão mais fisicamente no mesmo ambiente, para com uma rápida conversa avaliar uma tarefa.

É inviável fazer uma chamada de voz ou de vídeo para cada colaborador e perguntar o que cada um deles fez ou está fazendo.

Com a ferramenta certa é possível compreender a produção da empresa inteira, remotamente através do navegador de internet e antes que os problemas aconteçam, auxiliar o colaborador, que com certeza pode estar errando não por falta de competência ou por determinação, mas sim pelo ambiente ainda não totalmente adaptado.

Sabendo como estão os andamentos de cada departamento, cada colaborador e cada cliente, é muito mais fácil tomar decisões ou fazer intervenções pontuais.

Tarefas do Paulo Peneda No Neo Controle

Exemplo de Controle de tarefas do colaborador Paulo Peneda do Departamento Pessoal

Clique aqui para visualizar a Imagem
Consolidação de tarefas No Neo Controle

Exemplo de Consolidação Anual das Tarefas de uma empresa Contábil

Clique aqui para visualizar a Imagem

Às vezes um colaborador pode apresentar um ótimo desempenho em uma tarefa e nem tanto em outra, talvez mudar a divisão das tarefas entre ele e outros colaboradores, pode trazer um desempenho superior ao apresentado antes do monitoramento.

Não é uma questão de confiar ou não no colaborador, mas sim de saber o que exatamente está acontecendo na empresa agora que ela está fragmentada nas casas dos seus colaboradores.


Conhecimento de causa

Falamos isso com conhecimento de causa, pois a Neo Solutions tem a cultura do trabalho remoto e presencial no dna, o que nos possibilitou a operar 100% home office quando foi necessário sem nenhuma perda de qualidade em nossos serviços.

Entendemos tão bem a necessidade de monitorar os processos que decidimos unir os conhecimentos de nossa experiência empresarial e nosso nicho de mercado que decidimos fazer o Neo Controle, um sistema de controle de tarefas e obrigações contábeis que tem ajudado centenas de empresas muito antes da crise.

Quer conhecer o que o Neo Controle pode fazer pela sua empresa contábil, solicite uma demonstração no formulário abaixo.










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Por que o controle de tarefas e obrigações contábeis é vital no home office?
Por que o controle de tarefas contábeis é vital no home office?

O controle já era indispensável no ambiente dentro da empresa, agora é item de necessidade essencial para qualquer empresa contábil. Saiba Mais Sobre isso.