Como estruturar um financeiro saudável para sua empresa contábil, seja começando do zero ou reavaliando procedimentos vigentes.
Dá trabalho, é preciso se debruçar sobre muitos números e não esquecer nada.
Um planejamento financeiro bem elaborado irá fazer com que sua empresa contábil encontre o jeito mais eficiente de prestar seus serviços e competir no mercado.
Isso implica em fazer um levantamento de todos os custos e garantir que cada valor despendido seja gasto da maneira mais inteligente e atual.
O gasto inteligente pode revolucionar a maneira de atuação de uma empresa, novas tecnologias e alterações nas regulamentações trabalhistas proporcionam oportunidades de repensar a empresa contábil de um jeito que, há dez anos atrás eram impensáveis.
Nuvem, telefonia ip, fibra ótica, 4g, home-office, coworking, robôs e outras tecnologias colocam questionamentos a perspectiva da estrutura operacional convencional de uma empresa contábil.
Será que fazer colaboradores se deslocarem de vários pontos da cidade para chegar num escritório cheio de salas, mesas, cadeiras e redes cabeadas ainda é o melhor jeito de colocar sua equipe para trabalhar?
Sem falar nos sistemas de informação. Existem soluções que automatizam não só o operacional de uma empresa contábil com fiscal, contábil e departamento pessoal, mas também existem os que cuidam da gestão da empresa.
Trabalhando de maneira integrada entre si, os sistemas economizam muito tempo e eliminam falhas humanas.
Uma gestão eficiente consegue enxergar a empresa em sua totalidade, sendo possível monitoramentos em quaisquer aspectos, que permitem fazer previsões, comparativos e simulações.
A empresa otimizada para os modelos mais atuais performa muito mais com menos recursos, mas tudo depende do perfil que você quer para sua empresa contábil, contudo as opções aumentaram e muitos caminhos podem ser estudados.
Outro fator importante a ser levado em consideração, é a verba destinada para a divulgação da sua empresa e serviços.
Por mais que sua empresa conte com uma equipe de vendas, os métodos de aquisição de contatos é cada vez mais desafiadora, já que as pessoas são bombardeadas com oferecimento de produtos e serviços.
Então uma ajuda profissional nesse sentido é muito importante.
Uma vez levantado o custo operacional da sua empresa e garantir que existem recursos suficientes para manter seu funcionamento, é necessário precificar os honorários da sua empresa contábil para achar o ponto de equilíbrio.
A precificação dos honorários contábeis são primordiais para o planejamento financeiro da empresa.
Não é possível ter uma empresa saudável sem um honorário consistente, saber quanto cobrar vai muito além de colocar uma margem de lucro sobre os custos.
É preciso conhecer profundamente o perfil do cliente e oferecer um serviço que a percepção de mercado encontre necessidade, diferencial e valor agregado.
O valor cobrado determinará como o público enxergará a sua empresa contábil criando assim uma reputação indissociável deste valor, bem como um posicionamento entre a concorrência.
Se a percepção de valor do público referente ao seu serviço e ao do concorrente são iguais, porém o preço do seu honorário é maior, existe um grande problema aí.
Pode ser um problema de divulgação que não demonstra superioridade da qualidade do serviço proposto em relação ao concorrente.
Também pode ser um erro de planejamento, pois o concorrente consegue entregar o mesmo serviço e percepção por valor com um preço menor.
Pode ser ainda que o concorrente tenha uma estratégia de retorno com um prazo maior que o previsto pela sua empresa.
De qualquer maneira, o como lidar com a concorrência é um fator de análise fundamental para o seu planejamento.
Existirão situações indefinidas que precisarão de alguma proteção e não havendo margem para absorver essas ocorrências, seu planejamento poderá ser comprometido.
Inadimplência e honorários atrasados são fato em qualquer empresa de contabilidade, porém deve-se ter uma maneira de tratar essas situações, elas não podem simplesmente acontecer e esperar que se resolvam sozinhas. Como será a estratégia de recuperação desses honorários?
Outra situação é a solicitação de revisão de honorários por clientes bons pagadores que possam estar passando por dificuldades. Quando algum revés atinge essa empresa, é comum que o cliente solicite descontos, neste caso manobras deverão ser feitas para não perder o cliente.
Contratos de prestação de serviços são muito importantes para as empresas de contabilidade, pois além de resguardar todos os deveres e direitos entre as partes, demonstram a seriedade com que sua empresa se posiciona no mercado.
Por isso nada deve estar fora do contrato, nada mesmo, índices para o reajuste anual, devem ser especificados, valor de honorários por serviços extras, multa por honorários atrasados, etc. E quando a situação mudar o que é muito comum para os clientes das empresas de contabilidade, pois as empresas crescem e encolhem, então o contrato deve ser atualizado.
Mesmo que sua empresa aumente o valor do honorário de um cliente que teve um crescimento superior ao que está celebrado no contrato vigente e não atualize o contrato, você ficará desprotegido.
Caso no futuro esse cliente fique inadimplente de maneira que seja necessário recuperar o valor devido por vias judiciais o contrato com valor menor terá grande influência na decisão.
Com os custos e as receitas da empresa contábil mapeados, é preciso achar o ponto de equilíbrio.
Quantos clientes essa empresa contábil precisa possuir para que todos os custos sejam pagos (inclusive com o pró labore dos sócios)?
Esse número deve ser o mais baixo possível, de preferência com a possibilidade de garantias prévias de aquisição de tal número.
Caso contrário deve existir um orçamento para cobrir o custo operacional.
Metas claras e realistas devem ser estabelecidas de maneira que direcionem a empresa de contabilidade para o cumprimento de seus objetivos ao longo do ano.
Estudos e análises devem ser feitos para indicar se a empresa está dentro do cronograma e se o planejamento for consistente o resultado deverá estar no mínimo dentro do esperado.
Caso contrário existe uma grande chance de algum erro no planejamento ser o responsável pela distância indesejada para a conclusão da meta.
É preciso ter acesso total e organizado as informações financeiras com facilidade para poder fazer análises detalhadas sobre o andamento do planejamento.
Comparar o previsto com o realizado de maneira rápida e eficiente será um fator determinante para uma boa execução do planejamento financeiro e tomadas de decisões para ajustes.
Caso a empresa não esteja preparada para isso, o tempo gasto entre a análise da situação e a tomada de decisão poderá se mostrar longo demais e diminuindo as possibilidades de correção.
Só será possível uma análise eficiente se o contas a pagar e o contas a receber forem integrados, isso pressupõe um sistema financeiro com relatórios de caixa, livro caixa, faturamento, recebidos, atrasados, total de notas emitidas, etc.
Lembrando que deve existir uma estratégia de recuperação de inadimplentes, pois além de não receber pelo serviço prestado, como a nota fiscal é emitida, o valor dos tributos é sempre cobrado da empresa.
Uma vez que o planejamento financeiro estiver funcionando o lucro será uma consequência.
Existem várias oportunidades se atinge o lucro, rever as metas, quitar financiamentos, projetar reinvestimento na empresa, entre outros, até mesmo a retirada do lucro pelos sócios. Tudo vai depender de quão detalhado é o planejamento financeiro da empresa.
Só que é neste momento que algumas empresas começam a ter o planejamento financeiro saindo dos trilhos, pois misturam as finanças pessoais dos sócios com o financeiro da empresa.
Levando em conta que estamos falando de empresas contábeis isso deveria ser muito mais difícil de acontecer, mas acontece e do mesmo jeito que dá trabalho resolver essa situação para os clientes das empresas contábeis, também pode gerar transtornos para os sócios da própria contabilidade.
Um planejamento financeiro bem feito requer muito estudo, comprometimento dos sócios e ferramentas de suporte para sua implantação.
Uma empresa de contabilidade moderna será aquela que se valer das facilidades atuais para se reinventar e ser mais eficiente.
A tecnologia é crucial nesta reinvenção e sem sistemas de informação não existe empresa contábil, por isso a escolha desses sistemas deve ser muito bem estudadas não apenas na parte operacional do universo contábil e fiscal como também é muito importante a gestão interna das empresas de contabilidade, neste caso o de gestão financeira.
Conseguimos ter essa visão sobre o planejamento financeiro, pois estamos em contato com empresas contábeis diariamente, entendendo suas dificuldades e testemunhando suas melhorias.
Por isso podemos desenvolver exclusivamente para empresas contábeis o Neo Fatura, um sistema financeiro com contas a pagar e receber totalmente preparado para atender as demandas de melhorias por eficiência, como:
Essas e outras funcionalidades vão garantir que sua empresa contábil tenha total controle sobre o planejamento financeiro. Se você ficou interessado, solicite uma demonstração através do formulário abaixo.
Como estruturar um financeiro saudável para sua empresa contábil, seja começando do zero ou reavaliando procedimentos vigentes. Dá trabalho, é preciso se debruçar sobre muitos números e não esquecer nada.
