Rastreabilidade de documentos físicos

Uma empresa contábil não opera se não houver rastreabilidade em seus processos. Isso serve para todos os departamentos da empresa, mas sabemos que uns departamentos são mais bem preparados que outros.
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Rastreabilidade de documentos
Qualquer empresa que tenha se submetido a processos de certificação, ISO ou PQEC, sabem que sem rastreabilidade o certificado não sai, e que departamentos não informatizados podem ser um grande gargalo.

Em muitas empresas a expedição de documentos físicos sofre com esse problema, pois não possuem um sistema que informatize toda a gestão dos protocolos gerados no processo. O papel ainda é muito usado, o que deixa a rastreabilidade muito lenta.

Independente se sua empresa está passando ou não por um processo de certificação ISO ou PQEC, sua empresa precisa ter um sistema que elimina o papel no processo de protocolar a entrega de documentos físicos, pois isso significa que tudo está informatizado e por consequência rastreável.

Negligenciar a entrega de documentos físicos é um erro.

Recepcionista recebendo documento Por parecer um processo simples, muitas empresas acabam por negligenciar por completo este processo, tratando apenas como um leva e trás de papéis.

Quando na verdade é um processo logístico envolvendo vários departamentos de uma empresa contábil, com impacto direto na produtividade e na percepção do cliente em relação serviço prestado e a reputação da empresa.

Sem informatização destes processos o que pode acontecer?
Vamos ver se é realmente tão simples quanto parece.

Departamentos e documentos:

Diariamente vários departamentos estão gerando documentos que deverão ser entregues, guias de impostos, carteiras de trabalho atualizadas, contratos sociais, folhas de pagamento, relatórios, movimentações contábeis, certificados digitais, etc.

São documentos muito importantes que em muitos casos, não admitem atrasos que podem comprometer rotinas essenciais dos clientes.

Se cada um coloca seu documento dentro de um envelope com protocolo e pede para a recepcionista despachar o portador (motoboy), pode parecer que o processo está concluído.

Será mesmo?

Departamentos com muitos papéis


Rotina de Despacho de documentos:

A organização interna da empresa vai definir a eficiência de todo esse processo e para isso algumas questões devem ser levantadas.

Gestão dos protocolos

Com um fluxo tão grande de entregas, existe uma grande necessidade de garantir que o cliente recebeu esses documentos, para que não haja nenhum mal entendido e a empresa contábil esteja resguardada caso o cliente venha questionar a entrega de algum documento ou sua pontualidade. Protocolos assinados pelos clientes são essa garantia.

Pontos a serem observados para a gestão de protocolos:

Portador na rua

Lembre-se o seu portador naquele momento, é a cara da sua empresa interagindo direto com o seu cliente, é muito importante que ele transmita imagem correta.

Portador de moto indo entregar documento

Resumindo

Analisando todos esses pontos citados, podemos confirmar o que foi dito no começo deste texto, que a entrega de documentos contábeis é um processo logístico com várias rotinas e departamentos envolvidos.

Se cada ponto for tratado com a devida atenção, a eficiência deste processo trará economia e produtividade, com certeza criando uma melhor percepção do cliente em relação a sua empresa.

Cenário ideal

Nos dias de hoje a gestão destes processos nas empresas contábeis são as mais diversas, desde controles feitos no famoso caderninho de protocolos, passando por planilhas de controle, até sistemas dedicados.

O ideal é que todos os departamentos consigam interagir de maneira integrada, onde cada um seja responsável por uma parte do processo, mas que todos possam visualizar quem faz o que e assim estabelecer rotinas, nestes casos os sistemas dedicados tem uma vantagem, por exemplo:


Departamentos com muitos papéis



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Rastreabilidade de documentos físicos

Qualquer empresa que tenha se submetido a processos de certificação, ISO ou PQEC, sabem que sem rastreabilidade a certificação não sai, e que departamentos não informatizados podem ser um grande gargalo.