A consulta da situação fiscal no eCAC da Receita Federal é a melhor maneira de garantir que a empresa está em dia com o fisco federal.
Qualquer empresário pode fazer essa consulta, porém como na maioria dos casos as atribuições fiscais de uma empresa ficam sob responsabilidade de um contador, os empresários acabam por não ter o hábito de fazer essa consulta.
Já os contadores sabendo que seus clientes não vão passar nem perto do eCAC, recorrem a consulta como uma certificação final que seu trabalho foi feito, emitem o relatório de situação fiscal e disponibilizam para o cliente.
Contudo nem todas as empresas contábeis têm essa prática atrelada às suas rotinas mensais ou quinzenais, devido ao grande trabalho de fazer a consulta cliente por cliente e como possuem a certeza que seu trabalho junto ao fisco está sendo feito, deixam essa garantia de lado.
Neste caso ocorrem dois erros muito comuns:
O primeiro erro é não se atentar para opção de robotização da consulta da situação fiscal no ecac.
Atualmente não é mais necessário que exista uma rotina no escritório contábil em que um humano, decida qual cliente deve ser consultado, depois entrar no eCAC, baixar visualizar a situação fiscal e uma vez que esteja tudo ok, salvar o pdf do relatório como comprovante.
Um robô pode fazer isso de maneira muito mais eficiente que um humano, para todos os clientes sem nenhuma exceção, sem se preocupar se o site da receita está fora do ar, pois ele tentará até conseguir, o robô não precisa escolher qual cliente fazer primeiro, pois ele fará todos e não precisa se preocupar com horário comercial.
No prazo estipulado todas as consultas terão sido feitas e para os clientes com a situação fiscal em dia, os relatórios estarão devidamente salvos e as tarefas relacionadas a consulta terão suas baixas feitas automaticamente..
Sobrando apenas para o humano o trabalho de exceção.
No caso dos clientes com pendências é necessário a análise de um humano, para saber o que deve ser feito, pois pode haver erros da parte do cliente bem como da parte da empresa contábil.
Mesmo nesse caso o humano não precisará entrar no eCAC, pois os relatórios já foram baixados e é possível saber quais são as pendências de cada cliente, basta olhar no sistema, com a vantagem de que no sistema as informações estarão demonstradas de uma maneira muito mais intuitiva e de fácil compreensão.
Como toda empresa contábil trabalha para que esses problemas não aconteçam analisar a exceção é muito mais fácil do que manualmente consultar a situação fiscal de cliente por cliente, e quando encontrada uma pendência, cuidar de resolvê-la e depois voltar para consultar o próximo cliente.
O segundo erro, é achar que só porque sua empresa contábil fez todo o trabalho perfeitamente, o cliente também vai fazer a parte dele. Que realmente é muito simples e óbvia, pagar as guias que o contador disponibilizou. Mas sabemos que isso muitas vezes não ocorre por diversos motivos, o esquecimento, talvez por algum erro na hora do pagamento com a linha digitável ou até mesmo o não pagamento por falta de dinheiro em casos mais críticos.
Seja qual for o motivo, quando o cliente não faz a parte dele, a Receita Federal está sempre apontando que existem essas pendências e enquanto elas não forem corrigidas algumas restrições serão impostas.
Dessa maneira muitas vezes contadores só se deparam com as pendências na Receita Federal quando alguma dessas restrições vêm à tona, como por exemplo não conseguir emitir alguma certidão.
E é justamente porque o contador confiou que o cliente faria a parte dele que grandes problemas podem acontecer.
Um cliente que por algum motivo não fez sua parte, pode estar para fechar um grande negócio e de repente ser informado pela outra parte envolvida no negócio que não será possível concluir o contrato, pois foram descobertas pendências fiscais que inviabilizam a parceria.
Outro caso é o não pagamento de um imposto muito alto que geraria uma multa muito grande e quanto mais tempo essa pendência ficar desconhecida maior será o prejuízo.
É mais difícil mas pode acontecer de a empresa contábil ter algum problema técnico e uma guia importante de imposto não foi disponibilizada para o cliente, novamente gerando uma multa muito alta.
Em todos esses casos, uma rotina robotizada de consulta da situação fiscal ao eCAC pode literalmente salvar a empresa contábil de um grande problema, pois como é robotizada, a consulta não precisa ser limitada pelo tempo de trabalho de um ser humano. Detectando assim o problema precocemente.
Por exemplo aqui na Neo Solutions possuímos robôs para eliminar o problema na ponta da empresa contábil e alertar o cliente para que ele esteja ciente que se algo der errado foi ele que não fez a parte dele.
Os robôs do Net Contábil, disponibilizam os impostos na nuvem para o cliente notificando-o até que ele assine um protocolo eletrônico informando que já está com a guia, e nesse caso a responsabilidade é dele. E os robôs do Neo Controle varrem o eCAC fazendo a consulta da situação fiscal de todos os clientes.
A tecnologia deve ser usada a favor de um melhor desempenho da sua empresa contábil, já que as tarefas e obrigações de qualquer contabilidade são tamanhas, que cada tarefa passível de robotização, desafoga os colaboradores, liberando-os para trabalhos mais analíticos. E a consequência é óbvia: Redução de erros, por tanto, economia de recursos e melhor eficiência da empresa como um todo.
Se sua empresa contábil quiser experienciar a robotização na consulta do eCAC e todos os seus desdobramentos, solicite uma demonstração do Neo Controle preechendo o formulário abaixo.
Consultar a situação fiscal no eCAC para não deixar nada de errado acontecer com o cliente é muito importante.
Neste passo a passo você vai saber como fazer isso e tudo que é necessário, indo direto ao ponto, porém de maneira manual.
O tempo estimado pode depender da experiência do profissional, velocidade da internet, quantidade de usuários no momento na plataforma do ecac e quantidade de clientes a serem consultados.
O processo todo deve ser repetido para todos os clientes da empresa contábil.
O robô que consulta a situação fiscal de qualquer empresa no eCAC da Receita Federal, é fundamental para empresas de contabilidade de todo o Brasil. Entenda porque sua empresa contábil deveria querer esse tipo de rôbo
