Qualquer profissional contábil experiente sabe que o e-CAC é uma ferramenta fundamental no dia a dia de uma empresa de contabilidade.
O Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte da Receita Federal possui muitas funcionalidades. A grande maioria delas serve a cada um de seus clientes de maneira pontual.
Muito raramente todos seus clientes precisarão da mesma funcionalidade ao mesmo tempo.
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Contudo, existe uma funcionalidade que é a Mãe de todas.
É a partir dela que a empresa contábil sabe se existe a necessidade de usar as outras funções do e-CAC para algum de seus clientes.
Servindo assim como uma espécie de salvaguarda do contador, praticamente um atestado de prestação de serviço de qualidade, a “Consulta Pendências - Situação Fiscal”.
Esse atestado vem na forma do relatório da situação fiscal sem pendências da empresa do seu cliente.
Quando sua empresa contábil faz no e-CAC a Consulta Pendências - Situação Fiscal de um cliente, é possível, por exemplo, verificar dados cadastrais, identificar a existência de omissão na apresentação de declarações, bem como obter orientações para efetuar a autorregularização e resolver pendências, se for o caso.
Se não há pendências, sua empresa cumpriu a prestação dos serviços fiscais e obrigações acessórias no âmbito federal, constatando também que o cliente fez a parte dele pagando em dia os impostos.
Adicione a essa rotina o monitoramento da caixa postal do e-CAC do seu cliente e sua empresa terá a melhor prestação de serviço que uma empresa possa ter.
Desta maneira cada período contábil ocorre sem nenhuma surpresa gerando a conclusão perfeita do ciclo de trabalho.
Toda essa eficiência demanda um grande consumo de tempo e só funciona se houver uma gestão de processos minuciosa.
O que acaba afastando empresas com estruturas mais básicas dos benefícios do uso do e-cac, pois alocar um colaborador para conseguir o mencionado atestado de qualidade, é um luxo que essas empresas não possuem.
Contudo, inovações tecnológicas via sistemas permitem um uso premium do e-cac, conseguindo os mesmos resultados sem a necessidade de intervenção humana.
Desta maneira qualquer empresa, mesmo as com estrutura mais simples podem se beneficiar do e-cac de uma maneira premium que nem mesmo a própria plataforma da receita pode oferecer.
Em dias que o sistema da Receita Federal está sobrecarregado, uma pessoa pode perder horas para conseguir fazer o download do relatório de situação fiscal de um único cliente.
Manter o monitoramento da caixa postal e-CAC para um cliente também não é uma tarefa fácil.
Agora imagine como seria fazer esses processos tão importantes para toda a carteira de clientes da sua empresa.
Ao se utilizarem de sistemas para melhorar a performance no sistema da receita, o e-CAC deixa de ser um transtorno e se torna um fator de eficiência e segurança para sua contabilidade.
Um robô ficará tentando acessar o sistema até conseguir, independente de horário, fará isso para todos os clientes até que todas as tarefas sejam executadas.
E quando encontra algum problema que necessite de intervenção humana, seja na situação fiscal ou assuntos prioritários na caixa postal do e-CAC, o sistema te notificará.
Você só precisará despender atenção para coisas realmente importantes e sem precisar entrar no e-CAC o e-CAC virá até você.
Sua empresa precisará de um sistema inteligente, onde robôs façam todas as tarefas e comuniquem os casos críticos para que sejam verificados por um humano.
As tarefas executadas com sucesso (que no caso são a maioria), também precisam de um controle para que possam ser auditadas caso seja necessário.
Esse ambiente de controle seria um grande desperdício se fosse utilizado apenas para verificar se os robôs fizeram seu trabalho.
Então todas as funcionalidades automáticas e relacionadas ao e-CAC podem ser incorporadas a um sistema de controles de tarefas e obrigações contábeis.
Assim se tornando um sistema ainda mais útil para qualquer empresa contábil, pois todas as tarefas e obrigações de uma empresa contábeis podem ser geridas por esse sistema, juntamente com as tarefas executadas pelos robôs.
Esse sistema existe e se chama Neo Controle, ele varre o e-CAC de todos os seus clientes, faz o download do relatório de situação fiscal e quando percebe que não existe nenhuma pendência, a tarefa é encerrada e caso exista, a tarefa continua em aberto para que o colaborador dê andamento explicando porque não foi possível concluí-la e qual intervenção deverá ser feita.
E como uma das tarefas de uma empresa contábil é realizar declarações acessórias para seus clientes, o controle dessas tarefas pode ser feito através de um robô que lê o PDF ou recibo de entrega das declarações e automaticamente dá baixa na tarefa relacionada ao sistema de controle.
Uma vez que algum colaborador obteve a declaração para o cliente, ele não tem a necessidade de dar baixa na tarefa, o robô faz isso por ele.
Também existe o monitoramento da caixa postal do e-CAC, muitas das mensagens da caixa postal são apenas notificações de coisas que foram concluídas pela receita que não necessitam de nenhuma interação da empresa contábil.
Por isso o monitoramento diário do Neo Controle exibe as mensagens divididas em três grupos, verde para mensagens dos comunicados que não necessitam de atenção, pois são apenas avisos de conclusões e coisas do tipo, amarelo para mensagens que podem conter alguma relevância e vermelho para mensagens que necessitam realmente da sua atenção.
Para cada uma das mensagens de qualquer um dos grupos, você poderá ver um print que o robô faz da caixa de entrada da própria plataforma do e-CAC e assim tomar as medidas necessárias.
Ou seja, o robô do Neo Controle não só transforma o e-CAC em e-CAC Premium, como também ajuda no controle de tarefas e na gestão eficiente da sua empresa contábil.
Ao se utilizar de ferramentas que ampliam e melhoram nossa forma de prestar serviços, é muito importante extrair o máximo de eficiência que conseguirmos, por exemplo, no caso do Neo Controle que torna o uso do e-CAC numa experiência Premium, outra vantagem é sempre saber quando as procurações eletrônicas de nossos clientes estejam vencidas.
Isso é importante porque muitos contadores decidem prestar serviços apenas para empresas que estão no regime do Simples Nacional.
Por isso usam as procurações eletrônicas para os diversos acessos em nome de seu cliente, evitando assim a necessidade de ter um certificado digital extra do cliente em posse da contabilidade.
Contudo, todas essas vantagens são apenas as que estão relacionadas ao e-CAC, pois o Neo Controle é um sistema muito maior de controle de tarefas e obrigações recorrentes, com relatórios, notificações, integração com o Net Contábil para baixas automáticas nas tarefas relacionadas ao envio de impostos e muito mais.
Gestores conseguem fazer diagnósticos em tempo real sobre o funcionamento da empresa contábil. Saber quem fez o quê, quando e para quem, elevando a eficiência e performance de toda a equipe.
Solicite uma demonstração preenchendo o formulário abaixo:
Como obter funcionalidades exclusivas que dão um upgrade no Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte da Receita Federal, mas conhecido como e-CAC.
